Die IHZ GmbH legt jetzt die Rechnungen vor.

Die Ordner können ganz schön dick sein. Rechnungen, Handwerkeraufträge, Verträge, Kontoauszüge, Buchungsbelege — was sich in einem Jahr alles so ansammelt! Da war die Reparatur der Gegensprechanlage im letzten Winter, und ein Kellerfenster ging auch irgendwann zu Bruch — manches hätte man fast schon wieder vergessen, wenn der Beleg dazu nicht schön geordnet und abgerechnet nun in einem Ordner sein Dasein fristen würde. Oder in zwei Ordnern. Oder in drei.

Je übersichtlicher, umso leichter klappt das mit dem Überblick, den sich der Verwaltungsbeirat nun verschaffen muss. Denn wie in jedem Jahr finden von Februar bis April bei der IHZ GmbH die Rechnungsprüfungen statt. Bevor die Wohnungseigentümer in der Versammlung über den Wirtschaftsplan oder die Jahresabrechnung beschließen, gehört es zu den Aufgaben des Verwaltungsbeirates, die vom Verwalter zu fertigenden Entwürfe über den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung zu prüfen. Hierbei handelt es sich um eine zentrale Tätigkeitspflicht des Beirates. Er hat die oberste Kontrolle über die Einnahmen und Ausgaben der Wohneigentümergemeinschaften im betreffenden Abrechnungszeitraum 2009.

Die IHZ GmbH lässt den Beirat aber nicht in der Papierflut untergehen. Neben der Vorlage sämtlicher prüfungsrelevanter Unterlagen helfen die Kundenbetreuer bei allen auftretenden Fragen und erteilen zusätzliche Auskünfte, auch unter Einbeziehung der Buchhalter oder Techniker.

In den Belegprüfungslisten sind alle Rechnungen mit Höhe der Kosten, Zahlungs- und Buchungsdatum nach Gewerken unterteilt, und die Originalrechnungen werden danach auf Übereinstimmung geprüft. Schließlich ist die sachliche Richtigkeit der einzelnen Positionen nur durch Beiziehung der Originalbelege gegen zu prüfen. Vorgelegt werden alle Bankkontoauszüge, vom Hausgeldkonto sowie von der Instandhaltungsrücklage. Damit werden die rechnerische Schlüssigkeit und die sachliche Richtigkeit einer Prüfung unterzogen.

Unter Berücksichtigung der Kosten des Jahres wird der Wirtschaftsplan für das Folgejahr gemeinsam beraten und abgestimmt. Und zum Schluss gibt es ein weiteres, wichtiges Papier: Die Ergebnisse der Prüfung werden in einem Protokoll dokumentiert, welches alle Beteiligten unterzeichnen. Ab in den Ordner damit.